ビジネスシーンでは報連相が大事といわれることが多いです。
報連相は基本的に会話、メール、チャットなどで行われます。
ですが、大抵の人は「できてるわ！！」と思っている方が多いかと思います。
しかし、上司や同僚とのコミュニケーションがうまくいっていないという方も多いです。
その理由は、やはり、報連相ができていないことが多いのです。
報連相ができていないと、以下の印象を与えチャンスを逃すことが多いです。
・話を聞いてもらえない。
・案を採用してもらえない。
・信用してもらえない。
総じて給料UPに響きます。
報連相が効果的にできるだけで、印象がUPし、信用される人材になり、
任されることも多くなり、人もついてくるし、昇進、給料UPもできるようになります。
単純に印象がよいので、評価が上がりやすい人になるのです。
今回はメールやチャットでの報連相に必要なポイント、コツをまとめていきます。
メールやチャットといっても以下の内容ができると会話での報連相もできるようになります。
それでは始めましょう。
本ページの目次
■共通的なメールのポイント
■報告のポイント
■連絡のポイント
■相談のポイント
■さいごに
■共通的なメールのポイント
さて、まずは報連相のポイントをまとめる前に共通的なメールのポイントを挙げます。
・主語を明確にする。
・文章は短文化する。
・「～ありがとうございます」を入れられるときはチャンス。
・メールを送る前に読み返してみる。
・主語を明確にする。
誰が言ったのかはビジネスで大切な事柄です。
主語が不明確な人からの指示でやったという情報を、
上司がもし腑に落ちない内容だったとしたら、
上司はあなたに確認しなければいけません。
毎回毎回それで時間を取られる上司はあなたを評価しません。
※ほかにめちゃくちゃ結果（売上など）出してたらOKの時もあります
・文章を短文化する。
これは、一文が長いとそれだけで読まれなくなるからです。
読まれない理由は、長い人の文章は何を言っているのかわからないことが多いからです。
1文には一つの事実、もしくは予想、もしくは思いを書くようにしてください。
事実は具体的に起こったこと。「○○な事象が発生しました。」
予想はやろうとした結果の想定。「○○をやったらこうなる予定です。」
思いは感覚のこと。「もしかしたらこうなっちゃうかも。そしたらまた相談します。」
一文にぐちゃぐちゃに書かれると、
何が事実かわからないくなり話を聞いてもらえなくなる可能性が上がります。
・「～ありがとうございます」を入れられるときはチャンス。
メールはただでさえ冷淡に捉えられます。
だからこそ感謝を最初の方で伝えておくと、相手の読む態勢を引き出すことができます。
ここではよく使う感謝の文章を挙げておきますのでご活用ください。
・ご調整ありがとうございます。
・ご連絡ありがとうございます。
・ご指摘ありがとうございます。
・メールを送る前に読み返してみる。
以前、肯定文と否定文を間違えてメールを送って問題になりかけたことがあります。
これは極端ですが、相手に伝わるか、文章を読んで相手が判断できるかを
最後に見返してください。
■報告のポイント
報告の意義⇒結果（状況）を伝えて、次のアクションを決める
次の順序で文章を書けば、大抵問題ありません。
①何の件か。
②結果（状況）を伝える。
③想定通りか。問題があるかどうか。
④これにて完了かどうか。もしくは、今後のアクションと期限。
①は相手から聞かれている場合は省略可能です。
②は簡潔に結果を書きます。
③②で報告した内容が想定通りか、
問題が発生し遅れている場合はその事象、原因を書きます。
④これにて作業が完了であることを伝えます。
簡単な作業の場合は②だけでもOKです。
②で問題が発生している旨を伝えている場合は、
今後どう対応するのか、いつまでに対応完了する見込みなのかを書きます。
ここが最大のポイントなのですが、遅れが発生する場合は、
いつまでに完了できるのかを上司は気にします。
それに対して期限も明確、対応内容も明確にして報告すると単純にできる人に見えます。
また、対応内容についても上司からのアドバイスがもらいやすくなるのです。
■連絡のポイント
連絡の意義⇒情報を関連する人へ伝えて、アクションを引き出す。
次の順序で文章を書けば、大抵問題ありません。
①何の件か。
②何を知らせて、どう動いてもらいたいか。
②では、「知っておいてほしいだけの情報もあるだろう」という意見もあります。
それは間違いで、「今やっている作業に対して気を付けてほしい」、
「こういうことがあるから影響がある人は注意してほしい」という内容が連絡です。
ここを少しでも意識して文章を作成するだけで影響力が変わります。
■相談のポイント
相談の意義⇒作業の方針、今からやるアクションを明確にする。
①何の件か。
②どのような事象が発生したか。
③どう解決するつもりか。
①は相手から聞かれている場合は省略可能です。
②は今どのような状態なのかを簡潔に伝えます。
③②の状態から、
自分が次はどのようなアクションを行い解決しようとしているかを伝えます。
期限に変更がある場合は、ここでいつ終わるかを伝えます。
ここで重要なのは、相談とは自分が「こうしようと思っている。」
⇒「方針としてあっているか？」を確認するのが相談ということです。
よく相談しても答えてもらえないという人は、
いつも「どうしたらいいですか？」と聞いていませんか？
この質問は評価を下げる質問です。
よく「質問に良いも悪いもない」といわれますが、質問には良いも悪いもあります。
「どうしたらいいですか？」はビジネスシーンでは質問としては最低最悪です。
なぜなら、ビジネスシーンでは誰も答えを持っていない場合が多いからです。
だからこそ、まずやってみなければいけない。
ただまずやってみる前に、自分よりも実績のある人に、
「こうしようと思っているんだけどどうかな？」と聞くのが相談です。
そして「こうしよう」と考えて、伝えることが仕事をこなす力のアップにつながります。
ちなみに、契約しているサポートへ連絡するときに「どうしたらいいですか？」は
問題ではありません。
それがサポートデスクの仕事なので、連絡するか迷う前にさっさと連絡して聞きましょう。
■さいごに
このページで書いてきたことをもとにメールやチャットで活用していただければと思います。
文章の場合は送る前に見直しができるのが利点です。
特に報連相それぞれの説明をしているポイント、文章の順序はチェックポイントとしても、
使いやすいつくりになっているかと思います。
また、文章ができるようになると会話でのコミュニケーションもうまくなります。
これは頭の中で整理する力がついてくるからです。
ビジネス力をつけて、成果をどんどん上げて豊かになれることを願っております。